Gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est le plus souvent vécue comme un pensum au sein des entreprises.  En effet, pour les collaborateurs émetteurs de ces notes de frais, conserver classer et transmettre les justificatifs est souvent chronophage.  Et, pour les équipes en charge de la gestion, la vérification, le règlement et le passage en comptabilité de ces notes de frais sont également chronophages et sans valeur ajoutée.

L’équipe CONTY gestion a sélectionné une solution de gestion des notes de frais qui couvre l’ensemble du processus. Collecte des justificatifs et archivage, vérification, bascule en comptabilité et en paie, la solution CLEEMY NOTES DE FRAIS, éditée par LUCCA, permet des gains de temps à tous les niveaux et une véritable gestion.

 

La solution de gestion des notes de frais Cleemy

L’utilisateur photographie son justificatif depuis l’application mobile, ou intègre un scan ou un fichier PDF. Ensuite, la fonction reconnaissance de caractère permet à  Cleemy de lire le justificatif et d’identifier les zones clés telles que la date, le type de dépense, le montant total, la ventilation de la TVA et la devise. Ainsi, la dépense est facilement créée.  Il ne reste plus qu’à la compléter si nécessaire en ajoutant des invités ou un projet, puis à l’envoyer pour approbation.

 

Pour les frais kilométriques, Cleemy simplifie également la saisie grâce à son système de cartographie avec gestion des étapes

Par ailleurs, la solution se synchronise avec les principaux sites marchands et sociétés de transport pour récupérer automatiquement les factures numériques.

 

Stockés dans Cleemy Notes de Frais et scellés par cachet serveur, les PDFs des justificatifs de notes de frais ont la même valeur légale que les originaux papier. Ainsi, l’archive générée est opposable à l’Administration en cas de contrôle.

 

Vous définissez les types de frais autorisés, les plafonds, les alertes et pouvez gérer des exceptions par site, par métier, ou même par collaborateur.  La solution va détecter les anomalies telles que : saisies incohérentes, doublons, invitations croisées, et vous alerter.

Vous exportez en un clic vos écritures comptables de charges, de paiement et d’avances en comptabilité.

 

Pour rembourser vos collaborateurs par virement, la solution de gestion des notes de frais génère directement des fichiers SEPA.  Par ailleurs, avec les fonctionnalités de synchronisations bancaires, les dépenses réglées avec vos propres cartes affaires ou de société remontent quotidiennement dans la liste des dépenses de l’utilisateur.

 

Avec cette solution de gestion des notes de frais, vous pouvez générer des rapports personnalisés par collaborateur, équipe et projet, et accéder à des rapports spécifiques pour les frais kilométriques, les invités et le décompte des titres restaurant.

 

Le service CONTY

Notre équipe gestion est à vos côtés pour déployer la solution de gestion de notes de frais, et notamment :

• Assurer le paramétrage
• Former les utilisateurs
• Répondre à toutes vos questions avec notre hotline